Top
 
 
 
 
Contact
Storing?

Blog

7 juni 2018

Facility & IT: besparen op kosten en beheer met MDS in 5 stappen

Veel bedrijven maken, om te besparen op kosten en het beheer van copiers en printers, gebruik van Managed Print Services (MPS). Er is echter een veel beter systeem, dat meer bespaart en ook meer voordelen oplevert: Managed Document Services (MDS). In deze blog laat ik graag zien wat MDS u te bieden heeft.

Waar MPS zich voornamelijk richt op de apparatuur en de afdrukken, gaat Managed Document Services (MDS) een stap verder. MDS kijkt namelijk naar de gehele documenten- en informatiestroom. Hier hangen ook de werkprocessen, aspecten op het gebied van data- en informatiebeveiliging , mobiel gebruik en de effecten op het milieu mee samen. Deze totale en veel completere aanpak kan in principe bij iedere organisatie ingezet worden om de besparingen op alle punten zo groot mogelijk te maken. MDS kan de kosten met 30% verlagen.

Vijf stappen

1) De eerste stap in een MDS-traject bestaat uit een inventarisatie van uw informatie- en documentomgeving. Hierbij wordt er gekeken naar:

  • Financiën; een exact inzicht in waar de kosten gemaakt worden.
  • Machines en verbruiksmaterialen; zijn deze efficiënt, geschikt en wat kost het onderhoud?
  • Werkstromen; waar kunnen deze worden verbeterd of productiever worden gemaakt door inzet van slimmere tools, software of een andere werkwijze?
  • Documenten; hoe efficiënt en veilig worden ze geprint, opgeslagen, beheerd en verspreid?
  • Impact op het milieu; besparing van energie, verkleinen van de CO2 footprint en maatschappelijk verantwoord ondernemen.

2) In stap twee wordt er een plan gemaakt, op maat voor de organisatie. Gekeken wordt naar grootte, het budget, prestatievereisten en huidige zwakke plekken en bedreigingen. Bij de keuze van leverancier is het daarbij belangrijk dat deze beschikt over een (liefst merkonafhankelijk) breed en flexibel portfolio aan producten, software oplossingen, technische diensten en financiële services.

3) Levering en installatie vinden plaats in de derde fase van het MDS-traject. De gekozen leverancier dient veel aandacht te besteden aan de begeleiding van het gehele (verander)proces. De werkzaamheden variëren van de installatie van de hardware en software tot en met de instructies van het personeel. Hierbij zijn de volgende zaken belangrijk:

  • Betrokken projectmanagement; uitgevoerd door een professional die uw onderneming en de gewenste voortgang begrijpt.
  • Hardware en software installatie; door voldoende gekwalificeerd personeel en technische medewerkers.
  • Training; ondersteuning van uw personeel om de voortgang te realiseren zonder stilstand en frustratie.
  • Flexibiliteit; in logistiek en planning bij de uitlevering en implementatie.
  • Levering; op een veilige en efficiënte wijze met inachtname van de gewenste en/of benodigde milieu- en beveiligingsvoorschriften.

4) Als alles is geïnstalleerd en functioneert, start fase vier. Hierbij is het belangrijk dat het maximale uit uw nieuwe infrastructuur en (document-/ informatie)processen wordt gehaald. Korte responstijden, zowel op locatie als op afstand via een helpdesk, beheer van de hardware door de leverancier , automatische aanvulling van verbruiksmaterialen en software upgrades en regelmatige prestatiecontroles zijn hierbij van groot belang.

5) Fase vijf dekt het continue optimaliseren af. Net als uw onderneming staan ook uw print- en documentbehoeften nooit stil. Uw leverancier dient dus steeds toezicht te houden op uw machinepark en werkstromen om gedurende de periode van het gebruik proactief mogelijkheden op te sporen om u te helpen verder te besparen en prestaties te verbeteren. Op deze manier is het rendement van uw investering gewaarborgd en worden de overeengekomen doelstellingen behaald.

Extra winst creëren met MDS

Kortom, MDS is een mooie manier om onverwacht extra winst voor uw organisatie te creëren door de directe en indirecte besparing op de facilitaire en ICT-kosten. Indien dit traject op een juiste manier en met inachtneming van de beschreven vijf fases wordt opgepakt, kan dit voor iedere onderneming zorgen voor een betere efficiëntie, productiviteit en bedrijfsresultaat.

Laat een merkonafhankelijke leverancier van copiers en printers uw huidige situatie eens onder de loep nemen. Het kost slechts een uurtje van uw tijd en een kop koffie en levert u altijd iets op. Interesse? Neem gerust contact op om met ons te brainstormen over wat binnen uw organisatie haalbaar is.

Wilt u verder praten over dit onderwerp of een advies op maat? Neem dan contact op met een van onze experts, via telefoonnummer: 0413-273 055, of stuur een e-mail naar info@delo.nl.

Deze bijdrage is geschreven door Edwin van Straten, Adviseur Kantoormachines bij Delo

Gegevens

Delo BV
Industrielaan 24 5406 XC Uden
Postbus 116 5400 AC Uden
Telefoonnummer 0413-273 055
Fax 0413-274 265
Technische Dienst 0413-728 655
Whatsapp 06-53 30 95 79
E-mailadres info@delo.nl
BTW nummer NL822611272B01
KvK Den Bosch 50.18.49.62
Openingstijden
Ma - Vr 08.00 - 17.30
Zaterdag Op afspraak
Route

Direct contact

WHATSAPP

Stel uw vraag via WhatsApp!
Tel. 06-53 30 95 79.

Chat
Start met chatten
>
Sluiten Sluiten

    Aanhef *

    Voornaam *

    Achternaam *

    Bedrijf *

    Functie *

    Telefoon *

    E-mail *

    Opmerking

    Ik heb het Privacy- en Cookiebeleid gelezen en ga hiermee akkoord.